1. Khái niệm:
ISO 14001
ISO 14000 là một bộ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường, trong đó ISO 14001 và ISO 14004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001 là các yêu cầu đối với hệ thống (mà theo đó việc đánh giá chứng nhận các hệ thống quản lý môi trường sẽ được tiến hành), trong khi ISO 14004 là các văn bản hướng dẫn xây dựng hệ thống theo các yêu cầu đó.
Có cấu trúc tương tự như Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, ISO 14000 có thể được áp dụng trong mọi loại hình tổ chức, bất kể với quy mô nào.
Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:1996:
- Chính sách môi trường:
Yêu cầu của Chính sách môi trường được đề ra ở mục 4.2 trong tiêu chuẩn. Một hệ thống quản lý môi trường có cơ cấu chắc chắn hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc đưa ra chính sách môi trường của lãnh đạo cao nhất. Bất cứ ai vốn đã làm việc trong một môi trường kinh doanh đều nhận thấy sự cam kết của lãnh đạo có tầm quan trọng như thế nào. Thiếu nó, mọi kế hoạch dù có sự chuẩn bị tốt đều gặp phải thất bại. Chính sách môi trường phải bao gồm các cam kết của lãnh đạo cao nhất. Các cam kết đó là cam kết cải tiến liên tục, cam kết phòng ngừa ô nhiễm và cam kết tuân thủ các yêu cầu của pháp luật.
Hệ thống quản lý môi trường
- Khía cạnh môi trường:
Tiếp sau việc đưa ra chính sách môi trường là quá trình lập kế hoạch, bắt đầu với việc xác định các khía cạnh môi trường và các khía cạnh môi trường có ý nghĩa (các khía cạnh môi trường quan trọng). Thuật ngữ ̉khía cạnh môi trường̃ theo tiêu chuẩn được định nghĩa là các yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức có thể có các tương tác với môi trường. ̉Khía cạnh môi trường có ý nghĩã là các khía cạnh gây ra các tác động đáng kể tới môi trường, trong đó các tác động môi trường là những thay đổi về môi trường một cách toàn bộ hay từng phần (cả có hại và có lợi) gây bởi các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
- Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác:
Việc xác định các yêu cầu của pháp luật về môi trường và các yêu cầu khác về môi trường có liên quan tới doanh nghiệp là một yếu tố bắt buộc của hệ thống QLMT. Cùng với cam kết phòng ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục, tiêu chuẩn ISO 14001 còn buộc doanh nghiệp phải thể hiện rõ cam kết tuân thủ các yêu cầu về môi trường của các bên liên quan trong chính sách môi trường của doanh nghiệp. Các bên liên quan ngoài cơ quan nhà nước về quản lý môi trường (Bộ Tài nguyên và Môi trường, đại diện là Cục Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh / thành) còn có thể là Ban quản lý khu công nghiệp, khách hàng (đặc biệt là khách hàng Châu Âu hay Nhật bản...), ngân hàng cho vay, các nhà bảo hiểm hay cộng đồng địa phương lân cận...
- Mục tiêu và chỉ tiêu:
Sau khi đã xác định được các khía cạnh môi trường và các tác động tới môi trường liên quan, xác định được các quy định, tiêu chuẩn cần tuân thủ, doanh nghiệp cần phải đề ra các mục tiêu và chỉ tiêu để định hướng cho việc thực hiện và làm cơ sở đánh giá hiệu quả của hệ thống QLMT. Tuy nhiên từ một mục tiêu có thể đề ra nhiều chỉ tiêu (và ngược lại) và được chia ra các giai đoạn thực hiện khác nhau. Việc đề ra nhiều chỉ tiêu với các mức độ cao dần giúp cho việc đạt được chúng trở nên khả thi hơn.
- Chương trình quản lý môi trường:
Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu đã được thiết lập. Chương trình quản lý môi trường được thiết kế tốt sẽ giúp các mục tiêu và chỉ tiêu trở nên khả thi. Yếu tố cốt lõi của chương trình là phải chỉ rõ nhân tố con người, thời gian và biện pháp cần phải có để đạt được mục tiêu đề ra.
- Cơ cấu và trách nhiệm:
Đây là bước đầu tiên của quá trình thực hiện và điều hành. Bởi vậy việc phân công, chỉ định những nguồn lực cho việc thực hiện và kiểm soát hệ thống QLMT là công việc rất quan trọng và cần thiết. Một vị trí quan trọng cần được bổ nhiệm là người đại diện cho lãnh đạo về môi trường (EMR). Trách nhiệm của EMR là thay mặt lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành hệ thống QLMT một cách có hiệu quả. Bởi vậy EMR phải là người có tiếng nói trong doanh nghiệp, có được sự tín nhiệm của mọi người và là một người có khả năng quản lý.
- Đào tạo, nhận thức và năng lực:
Doanh nghiệp phải thiết lập các thủ tục nhằm đảm bảo mọi nhân viên nhận thức được hành động và vai trò của mình trong việc đảm bảo sự hoạt động của hệ thống QLMT. Vì thế, doanh nghiệp phải có thủ tục để xác định nhu cầu về đào tạo cho nhân viên của mình. Mọi nhân viên mà hoạt động có thể gây ra các tác động môi trường đáng kể đều phải được đào tạo những kiến thức và kỹ năng nhất định. Đó có thể là các kỹ năng về vận hành máy an toàn, các kiến thức cần thiết để ứng phó khi xảy ra sự cố về môi trường do các hoạt động của mình. Ngoài ra mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải nắm được chính sách môi trường của công ty mình, nắm được các yêu cầu của hệ thống QLMT.
- Thông tin liên lạc:
Thông tin liên lạc là một yêu cầu quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001, trong đó đề cập tới cả thông tin liên lạc nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của doanh nghiệp và thông tin bên ngoài giữa doanh nghiệp với các bên liên quan khác.
- Tài liệu của hệ thống QLMT:
Hệ thống QLMT theo ISO 14001 được xác định dựa trên cơ sở cấp bậc của tài liệu hệ thống QLMT. Những tài liệu này phải mô tả các yếu tố cốt lõi của hệ thống QLMT và các mối quan hệ của nó. Những tài liệu chủ yếu của hệ thống QLMT là Sổ tay môi trường và các thủ tục (quy trình) chung.
- Kiểm soát tài liệu:
Tài liệu của hệ thống QLMT trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú. Chúng là Sổ tay môi trường, các qui trình, biểu mẫu, hướng dẫn công việc... bởi vậy cần có cách thức quản lý khác nhau đối với mỗi loại tài liệu khác nhau. Các tài liệu như biểu mẫu, quy trình, sổ tay và các tài liệu khác mô tả các hoạt động của hệ thống. Một khi các yếu tố cơ bản của hệ thống QLMT đã được xác định, cùng với các tài liệu liên quan với chúng thì những tài liệu đó cần phải được kiểm soát. Việc kiểm soát tài liệu rất cần thiết để đảm bảo các tài liệu quan trọng được cập nhật và có ngay khi cần. Đây là một bước quan trọng nhằm đảm bảo mọi người làm đúng công việc của mình.
- Kiểm soát điều hành:
Kiểm soát điều hành là một yêu cầu quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001. Với yêu cầu này, doanh nghiệp sẽ phải xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết để đảm bảo rằng chính sách môi trường được theo sát và đạt được các mục tiêu đề ra. Đây chính là khâu quan trọng và cần dành thời gian nhiều nhất để lập nên hệ thống tài liệu của doanh nghiệp. Mục đích của kiểm soát điều hành là chỉ ra những tác động đáng kể nhất dựa trên chính sách và các mục tiêu của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm soát điều hành sẽ giúp cải thiện môi trường và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sự sẵn sàng và đáp ứng các tình trạng khẩn cấp:
Doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì các thủ tục nhằm xác định khả năng và ứng phó với các tai nạn và tình huống khẩn cấp xảy ra cũng như phòng ngừa và giảm thiểu các tác động gây bởi chúng. Doanh nghiệp cũng phải thường xuyên xem xét và điều chỉnh các thủ tục chuẩn bị ứng phó cho hợp lý, phải thường xuyên diễn tập tình huống khẩn cấp.
- Giám sát và đo lường:
Muốn biết hệ thống QLMT của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả không hay còn vấn đề gì cần giải quyết thì phải có các thông số chỉ thị cho các hoạt động đó. Để có kết quả của các thông số đó thì phải có quá trình đo đạc. Việc đo đạc sẽ dựa trên các chỉ số và các số liệu này cần được ghi lại và lưu giữ. Yêu cầu này của tiêu chuẩn nhằm giám sát, đo đạc tính hiệu quả của hệ thống xem hệ thống hoạt động có hiệu quả không. Kết quả của quá trình này là bằng chứng cho sự hoạt động của hệ thống, đồng thời chỉ ra điểm không phù hợp cần chú ý tập trung giải quyết. Ngoài ra, tiêu chuẩn còn yêu cầu doanh nghiệp phải theo dõi, đánh giá định kỳ mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật có liên quan đến hoạt động của mình. Đồng thời đối với các thiết bị được sử dụng trong quá trình giám sát và đo đạc cần phải được đảm bảo là chúng được hiệu chỉnh, hiệu chuẩn định kỳ và đúng quy định.
- Sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa:
Doanh nghiệp thiết lập và duy trì các thủ tục nhằm xác định trách nhiệm và quyền hạn trong việc xử lý và điều tra sự không phù hợp, đưa ra những hành động nhằm giảm thiểu mọi tác động môi trường và đưa ra các hành động khắc phục, phòng ngừa thích hợp. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu tổ chức phải có những thay đổi các thủ tục nếu cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp, và đó cũng được coi là kết quả của hành động khắc phục, phòng ngừa. Một yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp là phải thực hiện và ghi lại bất kỳ sự thay đổi nào do kết quả của hành động khắc phục và phòng ngừa tạo ra vào trong các thủ tục đã được lập thành văn bản.
- Hồ sơ:
Tiêu chuẩn ISO 14001 phân định rõ việc quản lý cả tài liệu và hồ sơ, trong đó quản lý tài liệu được mô tả ở mục 4.4.5 của tiêu chuẩn. Còn việc quản lý hồ sơ được đề cập đến ở mục 4.5.3 của tiêu chuẩn. Việc quản lý hồ sơ rất cần thiết cho tổ chức để chứng minh họ đã thực hiện hệ thống QLMT như đã đề ra. Cũng giống như ở các phần khác, đối với việc quản lý hồ sơ, tiêu chuẩn ISO 14001 cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để xác định, duy trì và loại bỏ hồ sơ. Hồ sơ của hệ thống QLMT của doanh nghiệp phải gồm có cả hồ sơ đào tạo và kết quả của quá trình đánh giá hệ thống QLMT và việc xem xét lại của lãnh đạo.
- Đánh giá hệ thống QLMT:
Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu việc đánh giá hệ thống QLMT nhằm xác định xem liệu hệ thống có được thực hiện theo kế hoạch đề ra hay không, xem có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001, có được thực hiện và duy trì một cách thích hợp hay không. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục và chương trình cho việc đánh giá hệ thống QLMT. Việc định kỳ đánh giá Hệ thống QLMT sẽ xem xét liệu tất cả các yêu cầu của hệ thống QLMT có được thực hiện theo cách thức đã được chỉ ra hay không.
- Xem xét của lãnh đạo:
Yếu tố cuối cùng của tiêu chuẩn ISO 14001 là việc xem xét lại của lãnh đạo. Điều này yêu cầu lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải xem xét lại hệ thống QLMT nhằm đảm bảo tính phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống. Quá trình xem xét của lãnh đạo là chìa khoá cho cải tiến liên tục và bảo đảm hệ thống QLMT sẽ tiếp tục thoả mãn được các nhu cầu của doanh nghiệp theo thời gian và tạo ra những cơ hội tốt giúp hệ thống QLMT có hiệu suất và hiệu quả về chi phí.
2. Lợi ích của việc áp dụng ISO 14000
Những lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001 bao gồm:
- Ngăn ngừa ô nhiễm
ISO 14001 hướng đến việc bảo toàn nguồn lực thông qua việc giảm thiểu sự lãng phí nguồn lực. Việc giảm chất thải sẽ dẫn đến việc giảm số lượng hoặc khối lượng nước thải, khí thải hoặc chất thải rắn. Không chỉ như vậy, nhiều trường hợp nồng độ ô nhiễm của nước thải, khí thải hoặc chất thải rắn được giảm về căn bản. Nồng độ và lượng chất thải thấp thì chi phí xử lý sẽ thấp. Nhờ đó, giúp cho việc xử lý hiệu quả hơn và ngăn ngừa được ô nhiễm.
- Tiết kiệm chi phí đầu vào
Việc thực hiện hệ thống QLMT sẽ tiết kiệm nguyên vật liệu đầu vào bao gồm nước, năng lượng, nguyên vật liệu, hoá chất,... Sự tiết kiệm này sẽ trở nên quan trọng và có ý nghĩa nếu nguyên vật liệu là nguồn khan hiếm như điện năng, than, dầu,..
- Chứng minh sự tuân thủ luật pháp
Việc xử lý hiệu quả sẽ giúp đạt được những tiêu chuẩn do luật pháp qui định và vì vậy, tăng cường uy tín của doanh nghiệp. Chứng chỉ ISO 14001 là một bằng chứng chứng minh thực tế tổ chức đáp ứng được các yêu cầu luật pháp về môi trường, mang đến uy tín cho tổ chức.
- Thoả mãn nhu cầu của khách hàng nước ngoài
Điều này rất hữu ích đối với các tổ chức hướng đến việc xuất khẩu. Việc xin chứng chỉ ISO 14001 là hoàn toàn tự nguyện và không thể được sử dụng như là công cụ hàng rào phi thuế quan của bất kỳ nước nào nhập khẩu hàng hoá từ các nước khác. Tuy nhiên, khách hàng trong những nước phát triển có quyền chọn lựa mua hàng hoá của một tổ chức có hệ thống QLMT hiệu quả như ISO 14001.
- Gia tăng thị phần
Chứng chỉ ISO 14001 mang đến uy tín cho tổ chức. Điều này sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức đối với những tổ chức tương tự và gia tăng thị phần hiện tại.
- Xây dựng niềm tin cho các bên liên quan
Hệ thống QLMT nhằm vào việc thỏa mãn nguyện vọng của nhiều bên liên quan như nhân viên, cơ quan hữu quan, công chúng, khách hàng, tổ chức tài chính, bảo hiểm, cổ đông,... những người có ảnh hưởng đến sự thịnh vượng của tổ chức và niềm tin của họ trong công ty có giá trị to lớn. Niềm tin này giúp tổ chức tăng thêm nguồn lực từ công chúng và những tổ chức tài chính (quốc gia cũng như quốc tế).
3. Các bước áp dụng ISO 14000
Bước 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch tiến hành dự án.
Thành lập ban chỉ đạo dự án - Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường (EMR)
Trang bị cho Ban chỉ đạo này các kiến thức cơ bản về môi trường và quản lý môi trường theo ISO 14001, mục đích của ISO 14001, lợi ích của việc thực hiện ISO 14001
Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường ( IER )
Lập kế hoạch hành động
Xây dựng chính sách môi trường và cam kết của lãnh đạo, tuyên bố cam kết này với toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty
Phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan
Ðặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường
Bước 2:
Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường
Trang bị kiến thức chi tiết về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 cho nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo
Xây dựng chương trình quản lý môi trường.
Lập kế hoach cụ thể và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể cho việc xây dựng hệ thống
Tổ chức đào tạo về hệ thống tài liệu và kỹ năng viết văn bản
Xem xét và cung cấp đầu vào cho những qui trình bằng văn bản nhằm bao quát các khía cạnh môi trường, các ảnh hưởng và các nhân tố của hệ thống quản lý môi trường
Xây dựng Sổ tay quản lý môi trường
Bước 3:
Thực hiện và theo dõi hệ thống quản lý môi trường
Ðảm bảo về nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong tổ chức để thực hiện hệ thống quản lý môi trường một cách hiệu quả
Sử dụng các kỹ thuật Năng suất xanh như các công cụ hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động môi trường
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường, thực hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, các chương trình về môi trường, các qui trình và Sổ tay quản lý môi trường
Bước 4:
Ðánh giá và Xem xét
Trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường cho lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của Công ty
Thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo
Thực hiện chương trình đánh giá hệ thống quản lý môi trường nội bộ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14000
Báo cáo kết quả của đợt đánh giá trên lên lãnh đạo để xem xét, thực hiện các hành động khắc phục
Bước 5:
Ðánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống
Tổ chức tiến hành đánh giá trước chứng nhận để đảm bảo chất lượng của hệ thống
Lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và xin đăng ký chứng nhận
Chuẩn bị cho cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá thực trạng của tổ chức
Xem xét kết quả đánh giá ban đầu của cơ quan chứng nhận và thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp
Nhận chứng chỉ từ cơ quan chứng nhận
Bước 6:
Duy trì chứng chỉ
Thực hiện đánh giá nội bộ
Thực hiện các hành động khắc phục.
Thực hiện đánh giá giám sát.
Tổ chức các kỳ họp xem xét của lãnh đạo.
Không ngừng cải tiến.
Nguồn: Trang Vũ
