Ảnh minh họa
Xác định sự cần thiết
Với một số người, đồ vật cần thiết là đồ vật được sử dụng hàng ngày hoặc trong tuần. Đối với nhóm người khác, đó có thể là đồ dùng vật dụng để sản xuất một sản phẩm cụ thể hoặc đem lại một dịch vụ cụ thể. Vậy làm thế nào để đưa ra các tiêu chí xác định một cái gì đó là cần thiết hoặc không cần thiết? Hãy bắt đầu bằng cách xem xét tần suất sử dụng, ví dụ số lần sử dụng mỗi ca, mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
Một cách khác để xác định sự cần thiết của một đồ vật là xem xét liệu đồ vật đó đã cũ, bị lỗi, chất lượng kém, không phù hợp sử dụng trong khu vực làm việc hay không. Các đồ vật lỗi thời, bị lỗi và chất lượng kém được dán nhãn không cần thiết và được bán, loại bỏ… Các đồ vật có mục đích sử dụng không xác định nên được lưu trữ ở vị trí trung tâm cho đến khi xác định được giá trị sử dụng hoặc khi kết thúc khoảng thời gian lưu trữ thỏa thuận. Các đồ vật được sử dụng không thường xuyên nên được loại bỏ khỏi không gian làm việc và được đặt tại khu vực lưu trữ tạm thời để phân tích và loại bỏ hoặc lưu trữ.
Kiểm tra kỹ lưỡng
Cuối cùng, các nhóm thực hiện 5S sẽ xây dựng danh mục kiểm tra để hỗ trợ rà soát các đồ vật không cần thiết và đề xuất hành động. Tạo danh sách Kiểm tra sàng lọc để đảm bảo kiểm tra đầy đủ tất cả các đồ vật tiềm năng (Bảng 1), ngăn ngừa bỏ sót sàng lọc góc văn phòng hay dưới bàn làm việc – là các khu vực hay xuất hiện các đồ vật không cần thiết.
Một danh sách kiểm tra khác có thể được sử dụng trong hoạt động sàng lọc 5S là danh sách bố trí đồ vật (Bảng 2). Hãy suy nghĩ về danh sách bố trí đồ vật như là một hướng dẫn để đặt các vật dụng cần thiết trong một khu vực làm việc và để loại bỏ các vật phẩm không cần thiết trong khu vực. Danh sách nên cung cấp thông tin về cách quyết định đồ vật nào thuộc mục nào và hành động nào cần được thực hiện, dựa trên việc phân loại. Ví dụ: các vật dụng được sử dụng một lần mỗi ngày hoặc nhiều hơn phải được lưu trữ tại thời điểm sử dụng hoặc mang theo người. Các mặt hàng bị lỗi nên được trả lại cho nhà cung cấp, tái chế hoặc loại bỏ.
Hành động
Trao đổi ngắn gọn về định nghĩa sự cần thiết và sự liên quan đến mọi đồ vật trong khu vực làm việc để thiết lập một kỳ vọng rõ ràng về công việc cần thực hiện khi Sàng lọc. Điều này giúp trao quyền cho nhóm thực hiện 5S trong việc xác định và phân tích tất cả các đồ vật tại khu vực quản lý. Sử dụng một phương pháp chuẩn hóa để phân loại, đem lại một kết quả có thể dự đoán và có thể lặp lại được.
Định nghĩa về sự cần thiết chỉ là bước đầu tiên trong hoạt động Sàng lọc. Một nhóm đồng ý về định nghĩa không có nghĩa là họ sẽ luôn đồng ý một đồ vật cụ thể là cần thiết hoặc không cần thiết. Tuy nhiên, với cách tiếp cận chung và tập hợp các câu hỏi phổ biến sẽ giúp phân tích việc sử dụng của một đồ vật, sẽ dễ thực hiện hành động hơn. Khi mọi người có thể xác định và thực hiện hành động đối với các đồ vật đó, tổ chức sẽ nhận ra không gian thực sự cần thiết cho một khu vực làm việc. Điều này về lâu dài sẽ giúp nâng cao chất lượng, cải thiện năng suất, và tạo ra một quy trình làm việc mượt mà và an toàn hơn cho khu vực.
