Một doanh nghiệp lớn hay những nhà cung cấp có mạng lưới phân phối khổng lồ không bao giờ được phép lơ là trong việc quản lý các kênh phân phối. Bởi kênh phân phối chính là “huyết mạch” kết nối doanh nghiệp với thị trường. Nhưng quản lý thế nào để kênh phân phối thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần quan tâm tới 4 yếu tố sau:
Nội dung và thông tin sản phẩm đưa đến cho các nhà phân phối nên được chuẩn bị kỹ càng và hoàn thiện hơn so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Thông thường khi mới bắt đầu đa số các đối tác thường chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức về sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, khách hàng hiện tại, lịch sử công ty. Hãy chắc chắn rằng NPP được trang bị các thông số sản phẩm rõ ràng, toàn diện, sẵn sàng cho khách hàng tiềm năng.
Có đầy đủ tài liệu về sản phẩm sẽ làm cho NPP cảm thấy tự tin hơn và sẵn sàng hơn, điều này sẽ thúc đẩy động lực bán hàng của họ.
Thường xuyên liên lạc chăm sóc cẩn thận các nhà phân phối là một công việc rất quan trọng để giữ mối quan hệ tốt và tạo động lực cho NPP bán sản phẩm của doanh nghiệp. Khi hai bên không có sự trao đổi, cập nhật thông tin về sản phẩm, thị trường thường xuyên, nhà phân phối sẽ dần dần không chú trọng vào sản phẩm đó nữa. Nhà cung cấp cũng sẽ không biết được các vướng mắc, khó khăn của nhà phân phối nằm tại đâu để khắc phục.
Giải pháp tốt nhất để tránh tình trạng thiếu hụt thông tin cũng như liên lạc giữa hai bên đó là:
Ngoài việc chiết khấu hoặc thưởng hoa hồng như trong thỏa thuận ban đầu giữa hai bên, một số công ty bổ sung các chương trình ưu đãi cho các nhà phân phối thân thiết. Việc thưởng thêm cho những nhà phân phối có doanh thu khủng, hoạt động tốt sẽ tạo ra sự cạnh tranh mang tính tích cực cho cả hai bên.
Xây dựng chương trình đặc biệt cho các kênh bán hàng sẽ là một khoản đầu tư lớn nhưng ngược lại nó có thể đem lại nguồn lợi khổng lồ cho nhà cung cấp. Nhà phân phối sẽ không chỉ tiếp cận khách hàng mới mà còn phát triển các mối quan hệ khác nhằm hỗ trợ đưa sản phẩm ra thị trường.
Đánh giá một doanh nghiệp làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp ta nhìn vào tốc độ giao nhận hàng hóa nhanh và kịp thời tới các nhà phân phối hay không? Sau đây là một số điểm quan trọng mà một nhà cung cấp nên lưu ý để đạt được hiệu quả bán hàng tốt nhất.
Kho hàng nên đặt tại các vị trí phù hợp tại một địa điểm không quá đắt đỏ. Kho hàng không cần thiết phải đặt tại các vị trí mua sắm trung tâm sầm uất. Vấn đề cốt lõi là vị trí kho hàng phải luôn thuận tiện để vận chuyển hàng hóa tới các nhà phân phối nhanh nhất có thể.
Thông thường các nhà cung cấp sẽ xây dựng một hệ thống giao hàng riêng, tự sắp xếp phương tiện di chuyển giao hàng, như vậy sẽ dễ dàng quản lý các vấn đề về chi phí, thời gian và chủ động hơn trong việc giao hàng, tránh tình trạng thuê dịch vụ giao nhận hàng chi phí cao, thời gian giao hàng tới các nhà phân phối bị động. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp phân phối nhỏ chưa có thế mạnh về tài chính thì một dịch vụ giao vận thuê ngoài sẽ là lựa chọn sáng suốt.
Khi xây dựng một đội ngũ giao hàng riêng, nhà cung cấp nếu không quản lý tốt, chẳng những không tiết kiệm được chi phí so với dịch vụ thuê ngoài, đôi khi còn ảnh hưởng tới cả dịch vụ và hình ảnh trong mắt khách hàng. Để tiết kiệm tối ưu chi phí giao hàng, nhà cung cấp cần xác định rõ lộ trình giao hàng, khối lượng hàng hóa cho một lần di chuyển. Việc sắp xếp và đóng gói hàng hóa cũng cần cả một nghệ thuật để đảm bảo tối ưu nhất không gian vận chuyển. Nếu biết cách tính toán hợp lý thì một lần di chuyển có thể giao hàng tới nhiều nhà phân phối với khối lượng hàng hóa đủ và lộ trình thuận tiện.
Bên cạnh đó, làm thế nào để phương tiện giao hàng cung cấp không bị nhân viên sử dụng vào mục đích cá nhân? Làm thế nào để chi trả các khoản phụ phí xăng dầu được đúng nhất, tránh lãng phí? Đây cũng là những vấn đề doanh nghiệp cần để tâm nếu muốn sở hữu một đội ngũ giao hàng hiệu quả và tiết kiệm.
Nếu quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hoá được thực hiện tốt thì sản phẩm khi đến tay nhà phân phối sẽ đảm bảo được chất lượng, tránh được tình trạng hỏng hóc gây thiệt hại. Để quá trình vận chuyển diễn ra theo đúng tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần làm tốt các nhiệm vụ sau:
Một sản phẩm khi tung ra thị trường sẽ luôn nhận được phản hồi đa chiều, do vậy khảo sát ý kiến từ khách hàng là cách tốt nhất để doanh nghiệp nắm được sản phẩm của mình được đánh giá ra sao từ các nhà phân phối và người tiêu dùng
2. Trách nhiệm đối với sản phẩm
Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với sản phẩm của mình ngoài thị trường không chỉ dừng lại ở khâu giao hàng tới các nhà phân phối rồi thoái thác lại cho họ. Một sản phẩm dù đã được đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng vẫn sẽ gặp phải những lỗi không mong muốn như hết hạn sử dụng, hỏng- vỡ do quá trình vận chuyển hoặc quá trình đóng gói. Để giải quyết mọi sự cố được êm đẹp, đội ngũ bán hàng cần phối hợp với nhà phân phối ghi nhận vấn đề để tìm hướng khắc phục, đổi trả hàng một cách hợp lý. Một nhà phân phối khó tính họ có thể dừng hợp tác với doanh nghiệp nếu sản phẩm thường xuyên xảy ra sự cố nhưng không nhận được câu trả lời và cách khắc phục thỏa đáng.
3. Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Đội ngũ bán hàng làm việc tốt, được công ty đào tạo bài bản sẽ có những ứng xử chuẩn mực, thái độ làm việc tốt và luôn nhanh chóng nắm bắt được tình hình sản phẩm của doanh nghiệp ngoài thị trường. Khi một kênh phân phối hợp tác với doanh nghiệp, người mà họ tiếp xúc thường xuyên là đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng tại thị trường, vì vậy xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ là bộ mặt của doanh nghiệp đó.
Sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối phù hợp
Phần mềm quản lý hệ thống phân phối hay còn gọi là phần mềm DMS không còn xa lạ với các doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Những năm gần đây, thị trường cạnh tranh đã đẩy tốc độ phát triển lên ngày càng nhanh, các quy trình quản lý thủ công không còn đáp ứng được nhu cầu theo dõi, bám sát thị trường của doanh nghiệp. Xu hướng chung, các doanh nghiệp phân phối tìm đến phần mềm DMS để cách tân và tạo lợi thế cạnh tranh cho chính mình. Vậy phần mềm DMS mang lại lợi ích gì?
1. Tiết kiệm chi phí
Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý phân phối, họ có thể cắt giảm được nhiều chi phí thuê nhân sự giám sát, chi phí cho hoạt động nghiên cứu thị trường, đối thủ. Đặc biệt tối ưu được các khoản chi phí trong hoạt động mở rộng thị trường, các chương trình trưng bày, khuyến mại do được giám sát chặt chẽ, tránh thất thoát.
2. Tiết kiệm thời gian
Với nhân viên bán hàng ngoài thị trường, phần mềm cung cấp cho họ đầy đủ các thông tin cần thiết cho một cuộc chào hàng, việc lên đơn hàng và gửi về cho kế toán cũng được thực hiện một cách tự động thông qua thiết bị di động. Từ đó họ có thêm thời gian cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng.
Với giám sát bán hàng và các cấp quản lý, không cần theo sát nhân viên ngoài thị trường vẫn biết nhân viên đang đi đâu, làm gì, có viếng thăm khách hàng hay không, đã đi bao nhiêu tuyến? Đồng thời cắt giảm được thời gian làm các báo cáo bán hàng, vì cần thông tin báo cáo gì phần mềm DMS cũng hoàn toàn có thể cung cấp.
Do phần mềm quản lý phân phối có tính năng giám sát hàng tồn kho một cách tự động nên doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được số lượng hàng hoá nhập xuất kho và hàng tồn tại các nhà phân phối, điểm bán. Điều này giúp cho doanh nghiệp:
Do được tích hợp tính năng định vị GPS và check-in tại các điểm ghé thăm trên lộ trình viếng thăm khách hàng nên Giám sát dễ dàng theo dõi vị trí và thời gian làm việc của nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tránh các trường hợp sau:
Khi doanh nghiệp đưa ra các chương trình khuyến mãi, chiết khấu cho các nhà phân phối, họ muốn đảm bảo rằng chương trình của họ thực sự hiệu quả và được đảm bảo áp dụng đến đúng đối tượng, tránh được các vấn đề nảy sinh như:
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được sự hiện diện của sản phẩm, hình ảnh thương hiệu và hiệu quả các chương trình trưng bày đang triển khai. Ưu điểm của phần mềm quản lý phân phối đối với việc giám sát trưng bày là:
Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các nhà phân phối, theo dõi tồn kho, công nợ từ đó có những hỗ trợ kịp thời để nâng cao năng lực NPP. Đồng thời cũng tránh trường hợp bị phụ thuộc quá nhiều vào NPP dẫn đến mất thị trường khi NPP rời bỏ doanh nghiệp.
Nhờ có phần mềm quản lý phân phối, doanh nghiệp có thể thấy rõ hiệu quả trong việc tiếp nhận đơn hàng từ điểm bán, NPP; giao nhận hàng hóa nhanh chóng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín trong mắt các đối tác phân phối và tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường.
Hoàng Yến
