Luisa Zhou là một doanh nhân, nhà sáng lập hệ thống Employee to Entrepreneur. Với mong muốn tự do trong cuộc sống đồng thời kiếm được thu nhập khá khẩm, cô đã cố gắng tinh gọn hóa doanh nghiệp của mình. Hiện giờ, doanh nghiệp của cô có trị giá hàng triệu đô-la mà không có bất kỳ một nhân viên chính thức nào.

Trước đây, Zhou từng điều hành một nhóm 7 người và thành lập một startup. Tuy nhiên cô nhanh chóng chán nản và phát phiền với văn hóa công sở và những đội nhóm. Chính vì vậy, cô từng bước xây dựng một công ty với toàn bộ nhân viên thời vụ. Dĩ nhiên Zhou mất nhiều thời gian để hoàn thiện hệ thống này. Tuy nhiên, kết quả đem lại rất mỹ mãn - một cuộc sống cân bằng với công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần sự có mặt của cô.

Và đây là 4 bí quyết của Zhou:

1. Tuyển đúng người

Trái ngược với những lời khuyên tuyển dụng khác, Zhou không chăm chăm tìm người giỏi. Cô tuyển những người phù hợp với công việc này.

Đó không phải là những “siêu sao”, những người đầy tham vọng thăng tiến. Thay vào đó, cô tìm kiếm những “nhân tài” biết tự làm việc, có kinh nghiệm, giỏi chuyên môn. Và đặc biệt, họ cũng như cô - không cần danh tiếng trong một nhóm lớn, mà chỉ cần thu nhập ổn và một cuộc sống cân bằng, thoải mái, linh hoạt.

2. Sắp xếp hợp lý loại sản phẩm

Trong hơn 5 năm qua, khóa học “Employee to Entrepreneur” là sản phẩm chính của công ty Zhou, chiếm hơn 80% doanh thu. Theo Zhou, đây không phải là ngẫu nhiên. Đó là kết quả từ việc thiết kế và hệ thống hóa các sản phẩm theo mục tiêu và sự ưu tiên ngay từ những ngày đầu thành lập doanh nghiệp.

Zhou tập trung vào việc xây dựng quá trình kiểm tra, cải thiện chất lượng khóa học để đảm bảo giá trị với người học. Bên cạnh đó, cô còn tuyển thêm một lượng lớn học sinh cho khóa học. Điều này giúp cô tích hợp thêm nhiều nội dung và buổi học, cũng như xây dựng một cộng đồng lớn mạnh hơn. Nhờ đó, khóa học sẽ được ủng hộ nhiều hơn và bền vững hơn.

Cuối cùng, vì sản phẩm đã được xây dựng trong thời gian dài, vậy nên đội ngũ hỗ trợ hiểu sản phẩm cực kỳ rõ, và có thể xử lý tốt những câu hỏi và đưa ra các trợ giúp tốt nhất cho khách hàng.

Với chiến lược kinh doanh này, công ty của Zhou không cần liên tiếp tạo ra những sản phẩm mới. Thay vào đó, họ tập trung xây dựng một sản phẩm chính mạnh nhất để hỗ trợ cộng đồng, đồng thời cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.

Việc tập trung này không đồng nghĩa với việc công ty của Zhou phụ thuộc quá nhiều vào một sản phẩm. Zhou và các nhân viên vẫn đồng thời cung cấp những sản phẩm khác. Tuy nhiên thay vì đa dạng hóa sản phẩm, họ lại đa dạng hóa nguồn bán và đối tác kinh doanh. Điều này giúp họ thoải mái và dễ thực hiện hơn việc tạo ra những sản phẩm mới.

3. Liên tục hệ thống hóa

Nếu một công ty không thể hoạt động khi lãnh đạo vắng mặt thì đó không thể xem là một công ty. Chính vì vậy, Zhou xây dựng một tập thể không phụ thuộc vào bất kỳ ai (kể cả Zhou). Thay vào đó, công ty hoạt động dựa vào những hệ thống.

Cụ thể, công ty của Zhou có 5 hệ thống chính

• Tiếp thị (bao gồm nội dung, thiết kế, thu hút khách hàng)
• Kinh doanh
• Điều hành (chẳng hạn dịch vụ khách hàng)
• Đào tạo
• Tài chính

Ví dụ, với mục đích xây dựng nội dung thu hút organic traffic (lượng người truy cập website bằng cách tìm kiếm tự nhiên trên Google, không thông qua quảng cáo), công ty của Zhou sẽ đăng 1 hoặc 2 bài một tháng. Tuy nhiên trước đó, họ đã có sẵn một hệ thống được lý thuyết hóa, từng bước một về việc làm thế nào để chọn chủ đề, dàn ý, hình thức và làm thế nào để hình thành nội dung cũng như cách thức đăng bài và quảng bá.

Tương tự vậy, công ty của Zhou cũng sở hữu những tài liệu và quy trình cho mọi hoạt động, từ việc thiết lập một email đến việc giúp đỡ khách hàng thiết lập lại mật khẩu thành viên.

Bằng cách này, công ty của Zhou có thể vận hành ổn định và hiệu quả mà không phụ thuộc vào một cá nhân nào.

4. Phân bổ trách nhiệm rõ ràng

Zhou nắm được bí quyết này khi đọc quyển sách “Traction: Get a Grip on Your Business” của Gino Wickman. Theo đó, Wickman gợi ý rằng thay vì thiết lập sơ đồ tổ chức chỉ rõ ai dưới quyền của ai, ai cần báo cáo với ai, thì các doanh nghiệp nên có sơ đồ trách nhiệm. Mỗi một phần thể hiện rõ trách nhiệm mỗi cá nhân cần gánh vác.

Zhou áp dụng lời khuyên này vào mô hình công ty của mình như sau:

• Ở bộ phận tiếp thị, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm cho các phần nội dung, quảng cáo trả phí, thiết kế và thu hút đối tác
• Ở bộ phận kinh doanh, Zhou điều hành nhân viên kinh doanh
• Ở bộ phận điều hành, một vài nhân viên chịu trách nhiệm mảng công nghệ và dịch vụ khách hàng
• Ở bộ phận đào tạo, Zhou đào tạo một nhóm nhỏ khách hàng, đồng thời tuyển Giáo viên riêng cho khóa học Employee to Entrepreneur.
• Ở bộ phận tài chính, đội ngũ kế toán chịu trách nhiệm.

Thêm vào đó, Zhou vận hành cơ cấu trách nhiệm dựa vào hệ thống mà cô xây dựng ở những bước hành động trước. Nói cách khác,. Zhou không thuê nhân viên trước rồi thiết kế hệ thống làm việc phù hợp. Ngược lại, cô thuê người phù hợp để hỗ trợ vận hành hệ thống.

Mỗi bộ phận đều có quy trình và ưu tiên riêng để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Chẳng hạn, ưu tiên số một của đội ngũ chăm sóc khách hàng là giải đáp thắc mắc của khách hàng trong vòng 24h làm việc.

Bằng cách này, công ty của Zhou sở hữu hệ thống phù hợp, tạo ra những vai trò phù hợp và những con người phù hợp với vai trò đó. Vì vậy, hân viên chỉ cần làm việc vài tiếng một tuần và Zhou không mất quá nhiều thời gian quản lý họ. Thêm vào đó, Zhou cũng tận dụng được khoảng thời gian dư ra để tập trung vào vận hành công ty thông qua tìm kiếm đối tác và triển khai chiến lược.

Việc vận hành một mô hình kinh doanh như Zhou không phải chỉ mất một sớm một chiều. Đó là cả một quá trình dài và liên tiếp diễn ra, vì sẽ luôn có chỗ cho chúng ta cải thiện. Tuy nhiên, thành quả thu lại sẽ rất đáng giá và mỹ mãn. Với Zhou, cô đã xây dựng được công ty yêu thích, làm việc với những người yêu thích, và sống một cuộc sống cô yêu thích.