Cho dù "cơn bão" Cách mạng Công nghiệp 4.0 ập đến, đe doạ phá vỡ thị trường lao động khi công nghệ tự động hóa và robot thay thế con người trong nhiều lĩnh vực, có một thực tế rằng vị trí của con người trong bất kì một tổ chức nào cũng sẽ vẫn luôn tồn tại, nhưng chắc chắn sẽ là với một vai trò khác.
Chúng tôi xin giới thiệu bài viết "Thiết kế tổ chức & Xây dựng năng lực nhân sự trong thời đại 4.0" của ông Shiraz Latiff - Giám đốc Consulus Lanka (Sri Lanka), Chủ tịch của mạng lưới các chuyên gia tư vấn toàn cầu của Consulus Global.
Cho dù "cơn bão" Cách mạng Công nghiệp 4.0 ập đến, đe doạ phá vỡ thị trường lao động khi công nghệ tự động hóa và robot thay thế con người trong nhiều lĩnh vực, có một thực tế rằng vị trí của con người trong bất kì một tổ chức nào cũng sẽ vẫn luôn tồn tại, nhưng chắc chắn sẽ là với một vai trò khác. Vì vậy, bên cạnh việc băn khoăn liệu robot sẽ "đánh chiếm" thị trường lao động như thế nào, điều mà những nhà quản trị doanh nghiệp cần nghĩ tới đó là làm thế nào để thiết kế tổ chức và xây dựng năng lực của đội nhóm sẵn sàng thích nghi với những thay đổi "chóng mặt" trong thời đại 4.0.
Mặc dù mãi cho đến gần đây thuật ngữ "Thiết kế tổ chức" mới được định nghĩa như một lĩnh vực riêng biệt, trong nhiều năm qua, các nhà học thuật cũng như những người trong nghề đã định hình cách thức quản trị và hành vi tổ chức dựa trên cấu trúc tổ chức. Thông thường, chiến lược sẽ được xác định dựa theo cấu trúc tổ chức. Tuy nhiên, tác động ngày càng tăng lên của công nghệ và sự toàn cầu hoá trong các hoạt động vận hành đòi hỏi các cấu trúc tổ chức phải trở nên linh hoạt hơn và có khả năng vận dụng các phương pháp hỗn hợp.
Trong bối cảnh ấy, các tổ chức phải xác định lại chiến lược của họ về thị trường và sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Khi việc xây dựng chiến lược doanh nghiệp trở thành một nhiệm vụ tất yếu, việc thiết kế tổ chức nhằm phục vụ việc thực thi những chiến lược đó càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Cấu trúc tổ chức không chỉ đơn thuần mang ý nghĩa về mặt các cấp nhân sự trong công ty mà còn bao hàm cả những vấn đề về mặt con người, kỹ năng, hệ thống và văn hóa doanh nghiệp riêng biệt hình thành qua nhiều năm. Chính vì vậy, việc tạo ra các cấu trúc đảm bảo sự phối hợp hiệu quả hơn giữa các thành viên trong tổ chức là vô cùng cần thiết. Việc thay đổi cấu trúc và chiến lược sẽ dẫn đến không ít những xáo trộn và thậm chí là xung đột giữa những nhân sự bên trong tổ chức. Phần lớn thời gian những chiến lược từ ban lãnh đạo không được truyền tải một cách chính xác xuống tới đội ngũ nhân sự triển khai cấp dưới. Kết quả là khoảng cách giữa chiến lược và việc thực thi ngày càng trở nên xa hơn, nhân sự trong tổ chức cũng vì thế mà trở nên xa cách hơn.
Khi ấy, nhu cầu tạo ra một mục đích chung nhằm kết nối nhân sự trong tổ chức trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Điều này dẫn đến sự cần thiết của việc tạo ra bộ giá trị cốt lõi của tổ chức. Sự tiến hóa trong việc quản trị doanh nghiệp mà chúng ta đang thấy hiện nay chính là việc các doanh nghiệp thiết kế tổ chức của mình dựa trên mục đích tồn tại và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Khi mục đích tồn tại và các giá trị cốt lõi trở thành nguyên tắc căn bản trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, toàn bộ nhân sự sẽ trở nên giống như những người cùng theo đạo và tất cả đều sẽ cùng hát một "bài thánh ca".
Theo đó, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp xác định các thuộc tính hành vi mà họ mong muốn ở nhân sự dựa trên bộ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là xu hướng mới hiện đang được ứng dụng rất phổ biến trong các tổ chức. Họ xác định những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, các hành vi và các thuộc tính hành vi tương ứng, và sau đó xác định những năng lực mà nhân sự cần có để phát triển và duy trì những hành vi như vậy.
Mối liên hệ giữa giá trị cốt lõi, hành vi và năng lực để thực hiện những hành vi ấy chính là sợi dây liên kết mà các doanh nghiệp muốn tạo ra nhằm đảm bảo toàn bộ nhân sự trong công ty hiểu được chính xác chiến lược của doanh nghiệp. Đây chính là cách thiết kế tổ chức dựa trên mục đích tồn tại và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Thái độ sống và làm việc được định hình dựa trên một hệ tư duy hình thành qua thời gian, dưới sự ảnh hưởng của môi trường sống xung quanh, ảnh hưởng của gia đình và xã hội và niềm tin vào bản thân của mỗi người. Hành vi là cách mà con người hành động hoặc phản ứng trong các tình huống nhất định. Hành vi của các cá nhân ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động chung của doanh nghiệp mà họ đang làm việc vì nó tác động mạnh mẽ tới việc thực thi chiến lược chung và cách họ thực hiện nhiệm vụ của mình.
Người Việt ta có câu, "non sông khó đổi, bản tính khó dời". Thái độ và hành vi của một con người là điều không dễ dàng thay đổi. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ chăm chăm tìm kiếm người giỏi nhất mà không đánh giá được liệu người đó có thực sự phù hợp với tổ chức của mình không thì việc lựa chọn nhân sự ấy chắc chắn sẽ là một điều mạo hiểm
Nếu doanh nghiệp muốn đội ngũ nhân sự của mình thực sự hiểu và có thể triển khai chiến lược của doanh nghiệp, cấp lãnh đạo đưa ra chiến lược cần đảm bảo rằng đội ngũ nhân tài mình đang nắm giữ là những người phù hợp với việc thực hiện chiến lược đó. Cách duy nhất để có thể đảm bảo những thuộc tính hành vi của nhân sự trong công ty đúng nhất với kỳ vọng đó là xây dựng bộ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đóng vai trò là "kim chỉ nam" để tìm ra những người phù hợp và dẫn dắt mọi hành vi của nhân sự sau khi tham gia tổ chức. Những giá trị cốt lõi này là các tôn chỉ kết nối toàn bộ nhân sự thành một tập thể đoàn kết và tạo ra một bản sắc riêng biệt và ý nghĩa cho sự tồn tại của tổ chức.
Chính vì vậy, điều mà các doanh nghiệp cần làm ngay đó là xác định những giá trị cốt lõi của mình, định nghĩa cụ thể từng giá trị và xác định rõ những hành vi cụ thể của nhân sự ứng với những giá trị đó. Sau đó, doanh nghiệp cần xác định những năng lực tương ứng mà nhân sự cần có để thực hiện những hành vi đó. Phương pháp này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ xác định rõ cho mình mục đích tồn tại cùng với những giá trị cốt lõi làm nên bản sắc của doanh nghiệp, từ đó có thể thu hút những nhân tài có cùng hệ giá trị và một mục đích chung.
Khi một doanh nghiệp được dẫn dắt bởi chính tôn chỉ mục đích và bộ giá trị cốt lõi, các thuộc tính hành vi được kì vọng và những năng lực tương ứng có sự liên kết với nhau. Cách tiếp cận này đơn giản hóa quá trình tuyển dụng và quá trình làm quen của nhân sự mới. Các câu hỏi phỏng vấn sẽ được thiết kế dưới dạng câu hỏi phỏng vấn theo năng lực hành vi (Competency-based behavioural interview - CBBI) nhằm giúp xác định xem ứng viên có năng lực tương ứng với những năng lực để thực hiện những hành vi ứng với các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không. Các câu hỏi dạng này sẽ giúp khai thác được những ví dụ về hành động cụ thể của ứng viên thể hiện được những hành vi và giá trị mà doanh nghiệp đang hướng tới. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm ra những ứng viên có hệ giá trị và hành vi cần thiết cho công việc mà họ ứng tuyển. Với cách thức này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những nhân sự có khả năng thích nghi nhanh với môi trường làm việc và văn hoá doanh nghiệp bởi thái độ và hành vi mà doanh nghiệp hướng tới vốn đã có trong con người họ.
Trong thời đại 4.0, tầm quan trọng và sức ảnh hưởng của công nghệ trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Chủ doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ nhân sự của mình là những người có hiểu biết và kỹ năng đa ngành đa nghề thay vì chỉ là những chuyên gia đặc thù ở một ngành nghề nhất định.
Sự phát triển với tốc độ "chóng mặt" của công nghệ đã tích hợp rất nhiều vị trị công việc, chức năng, nhóm đối tượng cũng như nhóm thị trường vốn tách biệt. Qua rồi thời kì mà chúng ta có thể dựa vào những kỹ năng và kiến thức đặc thù và tự bằng lòng với nó. Chúng ta cần phải không ngừng "học lại" và nâng cấp những kỹ năng sẵn có, đồng thời học thêm những kỹ năng mới. Những kỹ năng mà chúng ta sở hữu cần phải giúp ta xây dựng năng lực đa dạng để có thể chuyển đổi nhanh chóng từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác.
Công nghệ hiện nay đã khiến rất nhiều vị trí công việc trở nên "thừa thãi". Rất nhiều chức năng và lĩnh vực đã được tích hợp, các nhóm đối tượng kết nối cả theo chiều dọc cũng như chiều ngang. Chính vì vậy, doanh nghiệp ngày nay cần đào tạo nhân sự phát triển khả năng làm việc đa nhiệm và đa năng.
Hơn nữa, Internet, công nghệ truyền thông số và sự thuận tiện của việc di chuyển quốc tế đã xoá mờ khoảng cách địa lý cũng như sự khác biệt về mặt văn hoá giữa các quốc gia. Các doanh nghiệp cũng đang không ngừng mở rộng thị trường ra nước ngoài nhằm tìm kiếm những cơ hội mới. Khi đã mở rộng thị trường, quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng tăng lên không ngừng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo dựng và duy trì những cấu trúc hoạt động chuẩn.
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể hạn chế được những khác biệt về mặt văn hoá và địa lý gây tác động đến vấn đề vận hành tổ chức và lãnh đạo nhân sự. Việc phổ cập bộ giá trị cốt lõi và hướng tiếp cận dựa trên mục đích tồn tại của doanh nghiệp sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp ấy sẽ tạo ra được chiến lược, cấu trúc và văn hoá riêng biệt và được toàn bộ nhân sự đón nhận bất kể khoảng cách địa lý.
Bất kì ai trong doanh nghiệp nếu thực sự tin tưởng vào mục đích và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ đều có chung tiếng nói với nhau. Vì vậy, bất kề ranh giới địa lý như thế nào, một doanh nghiệp nếu được dẫn dắt bởi mục đích và giá trị cốt lõi chắc chắn sẽ đạt được sự hợp nhất ngay trong chính sự đa dạng về mọi mặt.
